Feedback Πελάτη: Οδηγός για σωστή επικοινωνία και συνεργασία στο web design project

5 min

13 March 2020,

Business Inbound Marketing SEO Tips Web Design Website Review

Constantinos Christodoulou
Project Coordinator
Feedback Πελάτη: Οδηγός για σωστή επικοινωνία και συνεργασία στο web design project
Feedback Πελάτη: Οδηγός για σωστή επικοινωνία και συνεργασία στο web design project

Στον ψηφιακό κόσμο της τεχνολογίας οι χρόνοι κινούνται με γρηγορότερους ρυθμούς. Είναι σημαντικό να ξέρουμε τα καλύτερα online tools που κυκλοφορούν, πόσο μάλλον tools που μας βοηθούν στη δημιουργία ενός Web Design Project είτε αυτό είναι ένα νέο Website, ενα Re-design ενος Website είτε ακόμα και ένα θεαματικό Landing page.  Η τεχνολογία και η επικοινωνία είναι τα 2 κλειδιά που μπορούν να ξεχωρίσουν ένα Project από μέτριο σε καλό ή ακόμα και το αντίθετο.

Σε αυτή την εξίσωση υπάρχουν 2 κύριοι πυλώνες που χρειάζονται να δουλέψουν παράλληλα για τη σωστή ολοκλήρωση του Project. Ο πελάτης από τη μία και η ομάδα του Web Design από την άλλη. Και οι 2 πλευρές είναι εξίσου σημαντικές για την πορεία του έργου, η κάθε μια με τον δικό της τρόπο.

Τι γίνεται όμως στην περίπτωση που αυτές οι 2 πλευρές, του πελάτη και της ομάδας Web Design δεν έχουν σωστή επικοινωνία; Καθυστερήσεις, σύγχυση και πολλά άλλα που αποτρέπουν το Project να φτάσει αισίως στην ολοκλήρωση του. Ο πελάτης έχει πάντα το τελικό approval και όλες οι εργασίες χρειάζεται να εγκριθούν από τον ίδιο μέσα από τη συζήτηση και επιχειρηματολογία της Web Design ομάδας.

Πιο κάτω θα δούμε μερικά tips που χρειάζεται να γνωρίζει ο πελάτης για σωστό feedback και εποικοδομητική επικοινωνία με την ομάδα του Web Design:

  • Deadlines (ή καλύτερα Target Days)

Η λέξη deadline καλώς ή κακώς φαίνεται να έχει αποκτήσει τη δική της αρνητική αίσθηση γι’ αυτό μια καλύτερη εναλλακτική αναφορά θα ήταν να αναφερόμαστε σε αυτή ως «Target Day».

Είναι ορθόδοξο να θέτουμε μέρες που χρειάζονται για να ολοκληρωθεί μια διαδικασία όπως για παράδειγμα η συλλογή και αποστολή του περιεχομένου της ιστοσελίδας από τον πελάτη αλλά και η διάρκεια που χρειάζεται για να αξιολογήσει ένα design και να σταλεί ολοκληρωμένα πίσω το feedback του πελάτη. Οποιαδήποτε παράκαμψη του χρονοδιαγράμματος, αναγκάζει το project να επαναπροσδιοριστεί και να θέσει νέα Target Days που θα οδηγήσουν τελικά σε καθυστέρηση της ολοκλήρωσης του Project. Σαφώς, αυτό ισχύει και από πλευράς της ομάδας Web Design, γι’ αυτό η αλληλεκτίμηση του χρόνου είναι καίριας σημασίας και για τις δυο πλευρές.

  • Εποικοδομητική επικοινωνία

ConstantinosArticle3

Στον νέο κόσμο που όλα πλέον λειτουργούν μέσω της τεχνολογίας, ας την χρησιμοποιήσουμε υπέρ μας. Πολλά tools κάνουν εύκολη την ζωή μας και μπορούν να βοηθήσουν τον πελάτη να υποδείξει στην Web Design ομάδα τα σχόλια του και τις παρατηρήσεις του.

Το να γράφεις πάνω σε ένα χαρτί και να το στέλνεις με email σαν φωτογραφία, είναι απαγορευτικό όταν tools όπως το Invision σου επιτρέπουν με ένα κλικ να πατήσεις πάνω στο σημείο του design που χρειάζεται κάποια αλλαγή και να γράψεις το σχόλιο σου.

Επίσης ο Project Coordinator χρειάζεται να γίνει ουσιαστικά μέλος της ομάδας του πελάτη για να καταλάβει τον τρόπο που σκέφτεται ο ίδιος. Πρέπει να δει τα πράγματα με την δική του οπτική.

  • Οι πελάτες έχουν πάντα καλές ιδέες

Όποιος νομίζει ότι οι πελάτες δεν γνωρίζουν καθόλου τι θέλουν, κάνει μεγάλο λάθος. Οι πελάτες ακόμη κι αν δεν γνωρίζουν τα πάντα γύρω από την τεχνολογία και τον τρόπο λειτουργίας των website, έχουν πάντα τα πιο σωστά παραδείγματα για να υποδείξουν ως αναφορά στην ομάδα Web Design. Πολλές είναι οι φορές που ο πελάτης έχει στο μυαλό του ένα καλό εργαλείο ή σχεδιαστικό που είδε κάπου και θα ήθελε να το χρησιμοποιήσει και αυτό θα τον κάνει χαρούμενο να το δει στο δικό του website.

Ας μην ξεχνάμε τον κανόνα ότι ο πελάτης έχει πάντα το τελικό approval, πρόταση που μας φέρνει στο επόμενο tip.

  • Κανόνες στην επικοινωνία και συλλογή feedback

ConstantinosArticle2

Από την αρχή ενός Project οφείλουμε να θέσουμε κανόνες στο πώς δέχεται η ομάδα Web Design το feedback και ποιος είναι ο σωστός τρόπος επικοινωνίας. Σωστές ολοκληρωμένες προτάσεις, ειδικότερα στην αγγλική γλώσσα είναι το πιο διαδεδομένο μοντέλο επικοινωνίας σε μορφή email. Τα συνεχόμενα τηλέφωνα, τα συνεχόμενα emails χωρίς ξεκάθαρη αναφορά σε συγκεκριμένη ενέργεια, ή ακόμη και η αποστολή περιεχομένου για το website σε πολλαπλά διαφορετικά email, συστήνεται να αποφεύγονται αφού δεν παρουσιάζουν την απαραίτητη οργάνωση και δυσκολεύουν την ορθή επικοινωνία μεταξύ των δυο πλευρών.  

Τέλος και οι δυο πλευρές είναι σημαντικό να επικοινωνούν σωστά και να αναφέρουν ποιό είναι το θέμα που πρέπει να λυθεί, πού είναι αυτό το σημείο και πώς θα πρέπει εκτελεστεί με τον ορθότερο τρόπο. Ολοκληρωμένο λεκτικό, παραπομπές και screenshots/εικόνες όπου χρειάζεται, φαίνεται να βοηθούν ιδιαίτερα την κατανόηση του θέματος και την αμεσότερη επίλυση του.

  • Όχι κόπος αλλά τρόπος

Η ψυχολογία και η λογική που πρέπει να υπάρχει και στις 2 πλευρές είναι η εξής: Πώς θα ήταν πιο εύκολο να το καταλάβει ο άλλος; Σε πολλές περιπτώσεις ο πελάτης θα χρησιμοποιήσει τον τρόπο που καταλαβαίνει ο ίδιος για να δώσει το δικό του feedback και αυτό είναι λογικό όταν δεν δοθούν σωστές κατευθυντήριες από την ομάδα Web Design.

Ο Project Coordinator της ομάδας Web Design είναι το υπεύθυνο άτομο που οφείλει να ενημερώσει τον πελάτη για τις διαδικασίες που ακολουθεί η ομάδα καθώς και για τις σωστές κατευθυντήριες γραμμές παραλαβής σχολίων και παρατηρήσεων. H υγιείς επικοινωνία και ακολουθία των κανόνων και διαδικασιών είναι και αυτά που θα ολοκληρώσουν την εργασία πιο γρήγορα και αποτελεσματικά! Συνεργασία είναι η λέξη κλειδί!

Η επικοινωνία έχει απίστευτα αποτελέσματα αν αξιοποιηθεί σωστά. Κανένα επιτυχημένο αποτέλεσμα δεν ήρθε από μέτριες συνομιλίες και ο στόχος πρέπει πάντα να είναι όσο ψηλά απαιτεί ένα Project. Το μέλλον είναι ανταγωνιστικό στον τομέα της τεχνολογίας οπότε η εποικοδομητική επικοινωνία σπανίζει και κερδίζει στις λεπτομέρειες. Ας τη χρησιμοποιήσουμε!