Marketing Manager: Μικρός οδηγός για να κάνεις το τμήμα και την ομάδα σου πιο λειτουργικά

5 min

21 March 2019,

Business Digital Marketing Tips

Christoforos Adamou
Digital Marketing Manager
Marketing Manager: Μικρός οδηγός για να κάνεις το τμήμα και την ομάδα σου πιο λειτουργικά
Marketing Manager: Μικρός οδηγός για να κάνεις το τμήμα και την ομάδα σου πιο λειτουργικά

Στον κόσμο της διαφήμισης, του μάρκετινγκ και των digital media οι ρυθμοί κινούνται πολλές φορές με ιλιγγιώδη ταχύτητα. Αν υποθέσουμε ότι το μάρκετινγκ και η τεχνολογία είναι ένα άλογο σε αγώνα που τρέχει ασταμάτητα, τότε εσύ θα πρέπει να είσαι ο αναβάτης που προχωρά μαζί του στην ίδια πορεία, με την ίδια ακριβώς ταχύτητα. Αν πέσεις, το άλογο δεν θα σε περιμένει - αλλά θα φτάσει μόνο του στη γραμμή τερματισμού. Το ίδιο ισχύει και για το digital marketing. Έτσι λοιπόν κι εσύ, σαν marketing manager, καλείσαι να τρέξεις με αυτούς τους ρυθμούς.

Μέσα σε αυτή την κούρσα και τον αγώνα ταχύτητας συμπεριλαμβάνεται και η διαχείριση του τμήματος και των ομάδων που το αποτελούν. Πώς λοιπόν μπορείς να εξασφαλίσεις την ομαλή λειτουργία του τμήματος σου και ταυτόχρονα να συνεχίσεις σε αυτή την κούρσα;

Είχα την τύχη να αρχίσω να δουλεύω στην Webarts πριν σχεδόν τέσσερα χρόνια όταν ακόμη η ομάδα της αποτελείτο από τέσσερα μόνο άτομα. Τότε, τα πράγματα ήταν διαφορετικά. Το digital marketing δεν ήταν τόσο διαδεδομένο και οι Κυπριακές εταιρίες δεν ήταν σε θέση να καταλάβουν την αξία του και να επενδύσουν σε αυτό. Δειλά δειλά όμως, μέσα σε μερικά μόνο χρόνια το digital marketing άρχισε να κερδίζει έδαφος και σήμερα, αν και είναι ακόμη σε αρχικά επίπεδα, αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι σχεδόν κάθε Κυπριακής επιχείρησης. Μέρος αυτής της εξέλιξης, ήταν τόσο η εξέλιξη της Webarts όσο και η προσωπική μου.

Πιο κάτω λοιπόν, μέσα από τη δική μου εμπειρία στη Webarts, περιγράφονται τρεις πρακτικοί τρόποι διαχείρισης και λειτουργίας του τμήματος marketing οι οποίοι βοήθησαν σημαντικά τόσο την ομάδα μου όσο και εμένα τον ίδιο. 

 

Βήμα 1: Διαχώρισε σωστά το τμήμα και τις ομάδες σου

Για να μπορείς να αξιοποιήσεις σωστά το τμήμα και την ομάδα σου, πρέπει πρώτα να υπάρχει ξεκάθαρος διαχωρισμός, τόσο σε θέμα καθηκόντων όσο και σε θέμα δυνατοτήτων, εάν φυσικά το επιτρέπει το μέγεθος της εταιρίας και τα διαθέσιμα resources.

Πολλές φορές διάφορα agencies ή τμήματα μάρκετινγκ, λανθασμένα χρησιμοποιούν την πρακτική ‘’ένα άτομο να… τα κάνει όλα’’. Ναι, μπορεί κι εγώ στην αρχή της πορείας μου να έπρεπε να κάνω λίγο απ’ όλα, αλλά τότε οι συνθήκες ήταν διαφορετικές. Μια μικρή start-up εταιρία, λίγα resources, λιγότεροι συνεργάτες αλλά και διαφορετικές συνθήκες στο industry. Σε τέτοιες περιπτώσεις είναι φυσικό και αναγκαίο, αλλά για να εξελιχθεί σωστά μια εταιρία αυτό πρέπει να αλλάζει και κάθε νέο μέλος να επικεντρώνεται σε διαφορετικά καθήκοντα και ρόλους.

Έτσι λοιπόν, μέσα σε μερικά χρόνια, το digital marketing department της Webarts από 1-2 άτομα εξελίχθηκε σε 4 βασικές ομάδες οι οποίες το αποτελούν σήμερα:

  1. Account Management Team
  2. Content Marketing Team
  3. Graphics Team
  4. Performance Team

To κλειδί σε όλο αυτό όμως, εκτός από το γεγονός ότι η κάθε ομάδα και το κάθε μέλος της επενδύουν χρόνο και εξελίσσουν τις δυνατότητες τους σε συγκεκριμένα ‘'παρακλάδια’’ του digital marketing, είναι επίσης η συνεργασία και η σωστή επικοινωνία μεταξύ των ομάδων.

Σκεφτήκατε κάθε ομάδα να λειτουργούσε αυτόνομα; Το αποτέλεσμα δεν θα μπορούσε να είναι ολοκληρωμένο και επιτυχημένο.

Έτσι και στο δικό σου τμήμα, φρόντισε το κάθε μέλος της ομάδας να έχει ξεκάθαρο ρόλο και όλοι να συνεργάζονται αποτελεσματικά μεταξύ τους – σε ένα κύκλο συνεργασίας όπως εγώ το ονομάζω – με κοινούς στόχους και όραμα, είτε αυτός είναι ο πωλητής, ο γραφίστας ή ο brand manager.

 

Βήμα 2: Βάλε ρεαλιστικά deadlines - χρησιμοποίησε χρονοδιαγράμματα

vale realistika deadlines xrisimopoiise xronodiagrammata

Τίποτα δεν θα μπορούσε να λειτουργήσει σωστά αν δεν υπήρχαν deadlines. Η έννοια των deadlines για πολλούς είναι όμως παρεξηγημένη. Από την προσωπική μου εμπειρία, τα deadlines δεν είναι εκεί για να μας κάνουν τη ζωή δυσκολότερη και να μας στρεσάρουν.

Χρησιμοποίησε τα deadlines προς όφελος της ομάδας σου, με σκοπό να τους βοηθήσεις να θέσουν προτεραιότητες και να είναι πιο παραγωγικοί. Διασκόρπισε τα deadlines μέσα στο μήνα και μη συσσωρεύεις τον όγκο σε συγκεκριμένες περιόδους. Το να θέσεις deadline “30 του μήνα πρέπει να είναι όλα έτοιμα’’ ίσως ακούγεται αστείο. Μπορείς να βάλεις σαν στόχο να είναι όλα έτοιμα στις 30 του μήνα, αλλά πριν τις 30 του μήνα πρέπει να υπάρχουν συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα που θα τους βοηθήσουν να φτάσουν στο στόχο.

Βάλε λοιπόν ρεαλιστικά deadlines έχοντας υπόψη 3 σημαντικούς παράγοντες:

  1. Πόσο capacity είναι διαθέσιμο σε κάθε μέλος της ομάδας;
  2. Τι επείγει περισσότερο;
  3. Πόσο χρόνο χρειάζεται για να ολοκληρωθεί το κάθε project;

Στην περίπτωση της Webarts, τα deadlines ορίζονται ανά μήνα, καθώς οι υπηρεσίες που προσφέρουμε στους συνεργάτες μας είναι επί μηνιαίας βάσης. Φυσικά, αυτό δεν είναι απόλυτο, δεδομένου ότι στη δική σου περίπτωση μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό να βάζεις τα deadlines ανά βδομάδα.

Tip: Διατήρησε τα deadlines χωρίς όμως να είσαι απόλυτος

Το κλειδί εδώ είναι η σταθερότητα αλλά και η ευελιξία. Τι εννοώ; Τα deadlines υπάρχουν για να τα ακολουθούμε και να μας βοηθούν να ολοκληρώνουμε τα deliverables μας on time, να υπάρχει προγραμματισμός και ομαλή λειτουργία. Αν τα μετακινούμε συνεχώς, τότε μάλλον χάσαμε την ουσία. Από την άλλη όμως, πρέπει να είμαστε σε θέση μερικές φορές να αναδιοργανώνουμε τα deadlines όταν προκύψει η ανάγκη.

Για παράδειγμα, όταν βάζεις τα deadlines στις αρχές του μήνα, δεν μπορείς πάντα να προβλέψεις τι μπορεί να προκύψει στην πορεία. Εσύ βάζεις τα deadlines με τις ιδανικές ημερομηνίες που θα ήθελες να είναι όλα έτοιμα. Στην πορεία όμως, ανακαλύπτεις ότι κάτι χρειάστηκε περισσότερο χρόνο να ετοιμαστεί από την ομάδα, είτε επειδή το project ήταν πιο απαιτητικό, είτε επειδή προέκυψαν τεχνικά θέματα, είτε επειδή ο πελάτης δεν έδωσε έγκαιρα feedback. Αυτόματα πρέπει να τροποποιήσεις τα deadlines, ενημερώνοντας φυσικά την ομάδα και τον πελάτη. Έτσι, μπορεί εσύ να βάζεις deadlines στις αρχές του μήνα αλλά αυτά πρέπει να ελέγχονται και να αναπροσαρμόζονται επί εβδομαδιαίας βάσεως.

 

Βήμα 3: Προγραμμάτισε εβδομαδιαία ατομικά meetings και άκουσε τις ανάγκες τις ομάδας σου

programmatise evdomadiaia atomika meetings

Μέσα σε αυτό τον κύκλο συνεργασίας που αποτελείται από τις ομάδες του τμήματος, εσύ πρέπει να βρίσκεται στο κέντρο και πολύ συχνά να γίνεις μέρος της ροής του. Δώσε σωστές οδηγίες, βεβαιώσου ότι τα deadlines είναι μέσα στα πλαίσια που όρισες, εντόπισε οποιαδήποτε προβλήματα προκύπτουν, και βοήθησε στο να βρεθεί η κατάλληλη λύση.

Σημαντικότερο καθήκον σου όμως αποτελεί η βεβαίωση ότι τα μέλη της ομάδας σου περνάνε καλά. Όσο απλό και αν ακούγεται αυτό, η ομάδα σου δεν αποτελείται από ρομπότ που παράγουν δουλειά, αλλά από ανθρώπους με ανησυχίες, προβληματισμούς, τα πάνω και τα κάτω τους, αδυναμίες αλλά και κρυφά ταλέντα τα οποία εσύ πρέπει να ανακαλύψεις. Πότε ήταν η τελευταία φορά που άκουσες τους προβληματισμούς τους, τις προτάσεις και τις εισηγήσεις τους και τα έβαλες σε εφαρμογή;

Σε μια πρόσφατη παρουσίαση που είχαμε από τον επιχειρηματικό σύμβουλο της εταιρίας μας σε ένα ‘’bonding weekend’’ που διοργανώθηκε στη Λεμεσό, ειπώθηκε ο ορισμός του ‘’Ηγέτη Υπηρέτη’’. Όχι απλά ‘’ηγέτη’’. Στην αρχή μου ακούστηκε περίεργο. Τι πάει να πει ‘’ηγέτης υπηρέτης’’; 

Εν συντομία, ο ορισμός του ηγέτη υπηρέτη είναι ο ηγέτης μιας ομάδας ο οποίος βρίσκεται στη θέση του για να καθοδηγήσει την ομάδα του, προσφέροντάς της τα εφόδια που χρειάζεται για να προχωρήσει και να πετύχει τους στόχους της. Δηλαδή εξυπηρετεί τις ανάγκες της ομάδας, ακούει τους προβληματισμούς των ατόμων που την αποτελούν και τους δίνει αυτά που χρειάζονται. Δεν μπορείς απλά να λες σε μια ομάδα ‘'φτάσε στον προορισμό’' αλλά πρέπει και να της δείξεις το δρόμο. Και δεν μπορείς να περιμένεις να φτάσει στον προορισμό αν δεν της δώσεις τα εφόδια που θα τη βοηθήσουν να φτάσει εκεί.

Έτσι λοιπόν, για να εξασφαλίσεις τα πιο πάνω, προγραμμάτισε εβδομαδιαία ατομικά meetings με τα άτομα της ομάδας σου. Τα meetings αυτά θα αφορούν το κάθε μέλος σε προσωπικό επίπεδο. Βάλε εβδομαδιαίο στόχο σε κάθε meeting να έχουν μαζί τους ένα σύντομο ερωτηματολόγιο απαντημένο το οποίο θα εμπεριέχει ένα μικρό update των project τους για σκοπούς συντονισμού αλλά και ένα update για το πώς ήταν η βδομάδα τους σε θέμα διάθεσης, παραγωγικότητάς και φόρτου εργασίας. Συζητήστε, προβληματιστείτε, αξιολογήστε και βρείτε λύσεις προς το καλύτερο.

Για να λειτουργήσει σωστά ένα τμήμα πρέπει το περιβάλλον και οι άνθρωποι που το απαρτίζουν να είναι χαρούμενοι και να αγαπούν αυτό που κάνουν. Και στην Webarts, μπορώ να πω με σιγουριά, ότι παρ’ όλα τα σκαμπανεβάσματα που μπορεί να προκύπτουν, στην τελική το μότο που μας χαρακτηρίζει: Good People in a Ηappy Εnvironment.

good people in a happy environment

Ακολουθώντας τις πιο πάνω πρακτικές, μπορείς να είσαι βέβαιος ότι σταδιακά το τμήμα και οι ομάδες σου θα γίνουν πιο λειτουργικές, θα επικρατεί καλύτερη οργάνωση και προγραμματισμός και θα δουλεύετε σε ένα περιβάλλον όπου όλοι θα είναι πιο χαρούμενοι.

Τι λες; Αξίζει να το βάλεις σε εφαρμογή;

ΓΝΩΡΙΣΤΕ ΤΗΝ ΟΜΑΔΑ ΤΗΣ WEBARTS