Τι είναι αυτό που κανείς δεν μπορεί να σταματήσει και να το ελέγξει, παρότι επηρεάζει πολύ τη ζωή μας; Σωστά: ο χρόνος! Σύμφωνα με τον συγγραφέα Kevin Kruse, όλα μπορούμε να τα ελέγξουμε εκτός από τον χρόνο.

Το ερώτημα, λοιπόν, είναι πώς μπορούμε να προγραμματίσουμε σωστά τις υποχρεώσεις και τον χρόνο μας για να γίνουμε πιο παραγωγικοί!

Παρακάτω, παρουσιάζουμε 15 μυστικά για καλύτερο χειρισμό του χρόνου, τα οποία μοιράστηκαν μαζί μας 7 δισεκατομμυριούχοι, 13 αθλητές ολυμπιακών, 29 άριστοι φοιτητές και 239 επιτυχημένοι επιχειρηματίες μέσω του βιβλίου 15 Secrets Successful People Know About Time Management.

Είναι 15 συνήθειες που πρέπει να εντάξουμε στην καθημερινότητά μας για να ελέγξουμε και να εκμεταλλευτούμε πλήρως τον χρόνο που διαθέτουμε για να φέρουμε σε πέρας όλες τις επαγγελματικές και προσωπικές μας υποχρεώσεις.

Είναι τα εξής:

1. Time is Your Most Valuable and Scarcest Resource – Αντί να σκέφτεσαι ότι έχεις 24 ώρες την ημέρα, να σκέφτεσαι ότι έχεις 1.440 λεπτά. Κάθε λεπτό είναι πολύτιμο και πρέπει να το εκμεταλλευτείς σωστά για να πετύχεις τους στόχους σου.
2. Identify Your Most Important Task (MIT) and Work On It Each Day Before Doing Anything Else – Να βάζεις προτεραιότητες και να αφιερώνεις χρόνο κάθε πρωί σε ένα συγκεκριμένο MIT task πριν ξεκινήσεις οτιδήποτε άλλο. Επίσης, να αφιερώνεις 15 λεπτά κάθε νύχτα πριν κοιμηθείς για να προγραμματίζεις το πρόγραμμα της επόμενης ημέρας, ώστε να γνωρίζεις ξεκάθαρα τι πρέπει να κάνεις την επόμενη μέρα και ποιες είναι οι προτεραιότητές σου.
3. Work from Your Calendar, not from a To-Do List – Σταμάτα να κάνεις to-do list. Άρχισε να καταγράφεις τι θες να κάνεις μέσα στην εβδομάδα και μετά πέρασε κάθε task στο calendar σου. Να γνωρίζεις ξεκάθαρα την ημέρα που πρέπει να ολοκληρωθεί κάθε task.
4. Τhe Procrastination Cure – Σταμάτα να αναβάλλεις πράγματα! Εύκολο στα λόγια βέβαια, αλλά μπορείς να τα καταφέρεις. Πώς; Σκέψου:
   – Πώς θα νιώθεις αν στο μέλλον έχεις λιγότερα tasks να ολοκληρώσεις επειδή έχεις ήδη κάνει όσα έπρεπε ή θα μπορούσες τώρα;
   – Pain & Pleasure – Τι ευχαρίστηση θα νιώσεις αν το κάνεις αυτό και τι απογοήτευση ή δυσκολία αν δεν το κάνεις;
   – Accountability Partners – Να προσπαθείς να περιβάλλεσαι από άτομα που δεν είναι αναβλητικά. Έτσι θα  επηρεάζεσαι κι εσύ θετικά.
   – Rewards & Punishment – Αντάμειψε τον εαυτό σου για ό,τι κάνεις και «τιμώρησέ» τον για ό,τι δεν κάνεις.
   – Act as if be… Just be who you want to become. Σκέψου τι θες να είσαι! Έτσι, θα είναι ευκολότερο να αποφεύγεις την αναβλητικότητα!
   – Settle for good enough – “Once you start something, once you agree that imperfect is ok, you will feel a stronger motivation to finish it up” – Αρκετές φορές αναβάλλεις πράγματα λόγω τελειομανία και αποφεύγεις να τελειώσεις κάτι που άρχισες. Πρέπει να πείσεις όμως τον εαυτό σου να κάνει το βήμα, να ολοκληρώσει το task και να επανέλθει αργότερα για να το βελτιώσει.
5. Accept that there Will ALWAYS be More to Do – Πάντα θα υπάρχουν πράγματα που πρέπει να κάνεις. Για αυτό προσπάθησε να κάνεις τα tasks της κάθε ημέρας μόνο και μην προσπαθείς να ολοκληρώσεις σε μία ημέρα τα tasks και των επόμενων ημερών. Εξάλλου, για αυτό υπάρχει το calendar.
6. Always Carry a Notebook – Απαραίτητο είναι να έχεις πάντα μαζί σου ένα μικρό σημειωματάριο, στο οποίο να σημειώνεις ό,τι ιδέα έχεις. Μετά μπορείς να τη μεταφέρεις στο calendar σου με σκοπό να προγραμματίσεις την εκτέλεσή της!
7. Master your Email Inbox with 321 Zero. Κάθε πρωί, μεσημέρι και απόγευμα, προτού σχολάσεις, να τσεκάρεις τα email σου και να απαντάς σε όλα. Είναι σημαντικό όταν φεύγεις να αφήνεις το inbox άδειο. Ναι, είναι όντως δύσκολο να μηδενίσεις τον αριθμό των αναπάντητων emails, αλλά μην ξεχνάς ότι έτσι θα προγραμματίσεις καλύτερα τον χρόνο σου.
8. Meeting Hacks from Google, Apple and Virgin – Φρόντισε τα εσωτερικά meetings να διαρκούν μόνο 5–10 λεπτά. Στόχος τους είναι απλά να ενημερώνεις τους συνεργάτες σου για ένα ζήτημα. Στη συνέχεια, αν κάποιος έχει κάτι να προτείνει, μπορεί να το στείλει μέσω email.
9. Focusing is about saying NO. Μάθε να λες «όχι» σε ό,τι δεν εξυπηρετεί άμεσα τους στόχους σου.
10. “3 Harvard Questions” that Save 8 Hours a Week – Drop, Delegate, Redesign. Σκέψου ποιες υποχρεώσεις χρειάζεται να κάνεις drop, delegate και redesign και προχώρησε ανάλογα:
    – Drop: Ποιες εργασίες μπορώ να διακόψω; Ποια εργασία πρέπει να σταματήσω τελείως;
    – Delegate: Ποιες εργασίες μπορώ να αναθέσω σε κάποιον υφιστάμενο; Ποιες μπορώ να αναθέσω σε εξωτερικό συνεργάτη;
    – Redesign: Τι πρέπει να συνεχίσω να κάνω εγώ, αλλά με νέο, ποιο αποδοτικό από άποψη χρόνου τρόπο;

11. Focus your Time Only on Things that Utilize your Unique Strengths and Passions – Εστίασε τον χρόνο σου σε πράγματα που αξιοποιούν τις ιδιαίτερες ικανότητες αλλά και το πάθος σου για συγκεκριμένες εργασίες.
12. Batch your Work with Recurring Themes for Different Days of the Week – Αφιέρωσε σε κάθε εργασία μια συγκεκριμένη μέρα: π. χ., κάθε Τρίτη θα είναι αφιερωμένη στις συναντήσεις.
13. Don‘t Touch Until you are Ready – Είναι σημαντικό ό,τι ξεκινήσεις να έχεις ήδη όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και τα εργαλεία που χρειάζονται για να το δουλέψεις. Αν λείπουν πράγματα, καλύτερα μην το ξεκινήσεις μέχρι να μαζέψεις όσα χρειάζονται. Touch it once!
14. Change your Morning, Change your Life – Προσπάθησε να ξυπνήσεις πιο νωρίς και αφιέρωσε 60 λεπτά για να ενισχύσεις το μυαλό και το σώμα σου.
15. Energy is Everything. Productivity is about energy and focus, not time – Για τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα, συγκεντρώσου και δώσε όλη σου την ενέργεια σε ό,τι κάνεις!

Αν έχετε ήδη εντάξει στην καθημερινότητά σας κάποια από τα παραπάνω σημεία, καλό θα ήταν να δοκιμάσετε και τα υπόλοιπα!

Πηγή:

Kruse, K. (2017). 15 Secrets successful people know about time management: The Productivity Habits of 7 billionaires, 13 olympic athletes, 29 straight-A students, and 239 entrepreneurs. The Kruse Group.